町工場お役立ちブログ
はじめての展示会出展！何をする？必要な準備は？
初めて展示会に出展することが決まったけれど、具体的に何をすれば良いか迷っているのではないでしょうか。展示会は、自社や自社製品の認知度を高めたり、新規顧客を獲得したりできるチャンスだからこそ、大事にしたいですよね。
この記事では、初めて展示会に出展するあなたに向けて、出展する前にやっておきたいこと、出展するまでのスケジュール、当日何をしたらいいのか、準備しておきたいものなどをお伝えします！
展示会の準備を始めるまえにやっておきたい3つのこと
展示会に出展する際は、事前にやっておきたいことがいくつかあります。
まずは、そのポイントを3つに分けて紹介します。
出展の目的を明確にする
展示会に出展する際は、目的を明確にすることが大切です。
もし目的が曖昧なままだと、展示会に出展することがゴールになってしまい、その後の自社の利益にはつながりにくくなるでしょう。
しかし、本来はそこで終わるわけではないはずです。
例えば、「新たな顧客を獲得する」、「自社の存在や自社製品を認知してもらう」「既存顧客との関係性を深める」などが展示会の目的として挙げられます。
このように、何を目的として出展するのかを明確にし、その目的の達成に向けて準備することが重要なのです。
ターゲットをイメージする
展示会出展の際には、ターゲットをイメージしましょう。
ターゲットを決めることで、その方々が関心を持ちそうな展示会を作りやすくなります。
どのような企業なのか、どのくらいの規模なのか、どんな部署や立場の人に来てほしいのかを明確にし、どうしたらそのターゲットが足を運んでくれるかを考えると良いでしょう。
目的とターゲットに合った展示会を選ぶ
出展の目的、ターゲットを決めたら、それに合う展示会を選びます。
展示会には様々なタイプがあり、リアル展示会、オンライン展示会に加えて、最近ではリアルとオンラインの両方を兼ね備えた「ハイブリッド展示会」も出てきているのです。
目的とターゲットに合った展示会を選ぶことで、より多くの集客が見込めるようになります。
展示会に出展するまでのスケジュール
展示会に出展する際には、かなり前から準備が必要になります。
今回は、大まかなスケジュールを紹介します。
【1年～半年前】展示会に申し込む
展示会の申し込み期間になったら、できるだけ早めに申し込みを済ませましょう。
出展するブースの位置を申し込み順に決められる展示会もあるため、早めに準備を進めるに越したことはありません。
来場者の出入口に近い場所や広い通路に面している場所、開放面が多い場所が押さえられれば、来場者の目につきやすくなり集客力が向上します。
【半年前～3ヶ月前】外部への依頼が必要なものは発注する
展示会のブース装飾は自社内でも用意できますが、用意できない場合や見栄えにこだわりがある場合には専門業者に依頼するのも1つの方法です。
また、展示品や什器だけでなく、ノベルティやコスチューム等も手配していきます。
展示会当日に間に合わないということがないよう、早めの準備を心がけましょう。
【3ヶ月前～1ヶ月前】各種申請や準備物の手配
展示会主催者から配布される提出書類やオンライン上での申請を行います。
記入漏れが無いよう確認し、期日までに提出しましょう。
また、展示会で使用するカタログやチラシ、名刺、アンケート用紙もこの時期ごろには手配しておかなければなりません。
ポスターやパネル、製品紹介動画なども1か月前までには手配しておき、修正がある場合に対応できるようにしておくことが大切です。
【1週間前～前日】荷物の積み込み・発送や会場設営
専門業者にブース装飾してもらった後で、製品などを設置し最終的な仕上げを行います。
その際、必要な荷物を会場まで運搬しなければいけません。
運搬手段としては、社用車等を使用し直接持っていく方法、宅急便で送る方法があります。もし宅急便で送る場合には時間がかかるため、それを見越して準備する必要があります。
【当日～】商談・フォロー
展示会当日は、名刺や商談を多く獲得できるように、ノベルティやチラシを用いて来場者への声かけやブース対応を行います。
展示会が終了したら、頂いた名刺をもとに速やかにお礼のメールを送りましょう。
また、アンケートの集計も忘れずに行うことで、すぐに次の動きにつなげられるようになります。
展示会当日までに準備しておくもの
最後に、展示会当日までに準備しておきたいものを説明します。
ブースの設計や装飾
ブースの設計や装飾は、ターゲットが来やすいものを選びましょう。
ただし、費用対効果も重要であるため、予算を意識しながら設計や装飾を考える必要があります。
展示品
展示品や什器を用意します。
展示する際のレイアウトなども併せて確認しておくと良いでしょう。
カタログ・チラシ
製品について詳しく書かれているカタログや、ブース前で人を呼び込むためのチラシを準備しましょう。チラシは見やすく、興味をひくような工夫が求められます。配るものがあるのと無いのとでは展示会での集客や動き方が変わるので、なにか配るものを最低１つ用意しておくことをおすすめします。
名刺
名刺は、来場者に自社を認知してもらうために欠かせません。
展示会後に連絡を取り合う際にも必要なため、名刺は切らさないよう多めに準備しましょう。
アンケート
アンケートで来場者の声を聞くことで、展示会終了後の製品開発や、次回展示会を行う際のアプローチ方法を考えることができます。
おわりに～展示会は事前準備が大切～
展示会は準備に時間がかかりますし、やることも非常にたくさんあります。
ですが、展示会までの流れをスタッフ間で共有したり、余裕を持って行動したりすることで万全な状態で展示会当日を迎えられるでしょう。
初めての展示会出展では想定外の連続です、まずは1回出展してみて雰囲気を掴んでみるのも大事です。2回目、3回目と回数を重ねていくと、コツも掴めてきますので、1度で諦めず何回も出展してみてください。
展示会は自社や自社製品をアピールするチャンスです！
今回紹介した内容を参考にしていただき、この機会を有効活用しましょう。
