町工場お役立ちブログ
町工場の“はじめてのデジタル化”に有効なツールおすすめ3選！
IotやAIなど、世間でデジタル化が求められるようになってから久しいところですが、町工場も決して例外ではありません。
「うちはデジタル化なんて必要ないから…」
そう思っていても、もしかしたらたった1つのデジタルツールの導入で、あなたの会社の課題が劇的に改善される可能性もあるのです。
そこでこの記事では、町工場がデジタル化に取り組むべき理由を解説し、はじめてのデジタル化におすすめなツールを紹介します。
これからデジタル化を進めようと考えている場合は、ぜひ参考にしてみてください。
町工場がデジタル化に取り組むべき理由
デジタル化と聞くと、業務効率化・生産性向上などのメリットが取り上げられることが多いかもしれません。しかし、町工場がデジタル化に取り組むべき理由はもっとシンプルです。
大きくは、“情報の見える化”と“属人化の解消”の2つに分けられます。
「お客様とのやりとりについては、社長しかわからない」
「納期が変更になったかどうかを、一部の従業員しか把握していない」
「あの事務員さんが休むと、仕事が止まってしまう」
あなたの会社では、このようなことが起こっていないでしょうか？
これらの課題を解決できるようになるのが、町工場がデジタル化を進めるべき理由なのです。
デジタルツールを導入する際のポイント
町工場がデジタル化を進めるにあたって、意識しておきたいポイントを3つに分けて紹介します。
簡単・シンプル
町工場がデジタルツールを導入する際に最も大切なことは、簡単・シンプルであることです。
なぜなら、これまであまりデジタルを活用してこなかった場合、高機能なデジタルツールを導入しても、使いこなせないことのほうが多いからです。
新しいことを始めるとなると、どうしても慣れるまでは手間がかかります。
その手間の部分が大きいと、せっかく導入したのに定着しなかった…と取り入れたデジタルツールが無駄になってしまうかもしれません。
そうならないためにも、簡単・シンプルなツールを導入することが大切なのです。
低コスト
次に意識したいのは、“低コスト”という点です。
デジタルツールを導入するにしても、定着するかどうか確証がないものに高いコストをかけるのは不安になりませんか。
「コストに見合う効果は得られるだろうか…」
「もしうまく使えなかったら…」
そう考えているうちに、どんどん時間は過ぎてしまいます。
そのため、まずはお試し感覚程度のコストで始められるようなツールから始めてみると良いでしょう。
情報の共有がしやすい
先ほども説明したように、町工場がデジタル化を行うべき理由は、見える化と属人化の解消が目的として挙げられます。
そのため、選定するデジタルツールは、“情報共有がしやすいもの”を選ぶことが重要です。
「誰でもわかりやすい操作画面」「リアルタイムに情報が更新される」などのポイントを意識しながら、ツールを探してみましょう。
町工場のデジタル化におすすめのツール3選
上記のポイントを意識したうえで、町工場がデジタル化を進める際におすすめのツールを3つご紹介します。
初めて聞いた！というものがあれば、ぜひ一度導入を検討してみてください。
Googleドキュメント・スプレッドシート
GoogleドキュメントとGoogleスプレッドシートは、簡単に説明すると“クラウド型のワードやエクセル”と考えていただくと、わかりやすいのではないでしょうか。
オンライン上で使用するため、インターネット環境があればどこでも編集でき、「社内のパソコンじゃないと開けない」といったことがなくなります。
また、複数人での同時編集が可能なため、「別の人がファイルを開いていたから、読み取り専用でしか開けず編集できなかった」といった問題も起こりません。
ファイルごとのURLさえ共有していれば、リアルタイムでの更新が可能になり、ストレスなく情報共有を行えるようになるでしょう。
Googleアカウントを発行していれば、ファイルの編集・やりとりは無料で行えます。
Googleドキュメント ▶︎ https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/
Googleスプレッドシート ▶︎ https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/
Dropbox（ドロップボックス）
Dropboxは、クラウド型のファイルサーバーです。
こちらもGoogleドキュメント等と同じようにオンライン上で利用するもので、「フォルダやファイルがインターネット上に保管できるツール」と考えていただければと思います。
通常、パソコンのフォルダ内にデータを保存していると、保存したパソコンからしか情報が見えませんが、インターネット環境でDropboxを使えばどこからでもファイルを検索・閲覧することができます。
こちらもURLから直接フォルダやファイルにアクセスできる機能があるため、他の従業員との情報共有が簡単にできるようになるでしょう。
1ユーザーあたり1000円〜2000円前後の料金帯で使用できます。
Dropbox ▶︎ https://www.dropbox.com/ja/
ChatWork（チャットワーク）
ChatWorkはビジネスシーンでよく使われるチャットツールです。
個人間のチャットはもちろん、業務内容や部署ごとにグループを作成してグループチャットを行うこともできます。
チャットのメリットは、とにかく“リアルタイム性が高い”という点です。
メールのように堅苦しい文章を書く必要もなく、思いついたときに気軽にメッセージを送れるため、伝え忘れ・伝え漏れを減らせます。
基本的に無料で使えますが、無料プランのままだと過去の情報を遡って見られなくなるため、必要な場合は有料化も検討してみましょう。
ChatWork ▶︎ https://go.chatwork.com/ja/
おわりに
デジタル化は一朝一夕で達成できるものではありません。
そのため、いきなり高い壁を登るように一気に進めるのではなく、1つ1つ小さなものから積み上げていくことが大切です。
今回紹介したツールを参考にしていただき、まずは目の前の課題を解決するためには、自社でどのようなツールを使うべきなのかを検討するところから始めてみましょう。
