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電話の伝言を効率的に！チャットツールを活用しよう

公開日／更新日：2023.01.25

会社にかかってきた電話。お相手が望まれている営業スタッフが外出などでその場にいない事はよくありますよね。
そんな時に、担当の営業スタッフへの連絡はどのようにされていますか？

一般的な方法は、メモを書いてデスクに貼る、置いておくなどではないでしょうか。急ぎの場合は電話をかけているかと思います。
それ以外の方法として、便利なものがチャットツールです。

本記事では、チャットツールを活用して効率的に電話の伝言を行う方法をお伝えいたします。

チャットツールの代表的なものが、LINEです。このほかに、チャットワーク、Google Chat（旧サービス：Hangout）、メッセンジャーなどもあります。
チャットツールは日常的なメッセージのやり取り以外に、電話の伝言にも活用できるのです。

というのも、かかってきた電話を取り次ぐ人が、ご指名の営業スタッフに伝言をする様子を想像してみてください。
メモを残す場合は、タイムリーに伝える事ができません。またデスクにメモがどんどんたまっていって、失くしてしまったりとどれから処理していいのか分からなくなってしまうことも。

電話をかける場合、繋がらない場合は伝言のために何度もかけ直さなくてはなりません。これは電話を取り次ぐ人にとってはけっこうなストレスになるのではないでしょうか。これらを解決するのがチャットツールです。

チャットツールは様々な種類がありますが、パソコンやスマホなど、どこからでも送受信できるものをお勧めいたします。
というのも、営業スタッフは会社にいる時はPCで、外出先ではスマホで確認することが多いため、社内外どこにいても通知を受け取ることができるからです。

また、管理者の立場から見た場合も、事務スタッフが自分のスマホでメッセージを送っていると、業務なのか私用でスマホを触っているのかわからず、間違って注意をしてしまったりという事も起こるかもしれません。
注意する方も、怒るべきなのか、そうでないのか判断が非常に難しくなってしまいます。

それならば、伝言を伝える立場の事務スタッフはスマホではなく、パソコンからメッセージを送信できるようにすることでみんなが気持ちよく仕事ができるのではないかと思います。
本記事でおススメのチャットツールは以下の2つです。

どちらのツールも1対1でメッセージを送る事もできますし、グループを作成しておいてグループ全体にメッセージを送ったりすることも可能です。もちろんパソコンとスマホアプリの両方が用意されています。

このツールの便利なところは「タスク」といってチェックを入れてやるべき事を管理できるTodo機能が付いているところです。

例えば誰かに折り返しをしてほしい時などは、このタスク機能を使ってメッセージを送ればメッセージを受けた営業マンはどんなに件数が重なっていても見落とす事はなくなると思います。

メッセージを送った相手が読んだかどうかが分かる作りになっています。
どちらを使うのが便利なのか一長一短がありますので、試しながら自社にあったツールを見つけてください。

チャットツールはデジタルな伝言板として活用でき、スタッフにも以下のメリットがあります。

スタッフ間の円滑なコミュニケーションに貢献するチャットツール。ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。