町工場お役立ちブログ
【製造業】テレワーク時に会社にFAXが届いたらどうする？
製造業で働いていると、まだまだ主要ツールとして「FAX」を使われているのではないでしょうか。
そのため、テレワークを実施する際、会社に送信されたFAXを自宅で確認できれば安心です。
しかし、会社に届いたFAXを自宅で見る方法って意外とわかりませんよね。
この記事では、FAXの転送方法を説明したうえで、効率よくテレワークを行うためのFAX活用法をご紹介します。
会社に届いたFAXをメールで転送する
おそらくほとんどのFAX機に搭載されている機能ですが、受信したFAXはメールで転送することができます。
ただし、念のためにお使いのFAX機のメーカーや導入した販売店などに、メール転送ができるかどうかを確認しておきましょう。
FAXをメールに転送しよう
FAXがメールに転送されるまでの流れは、具体的に以下のようになっています。
FAXからメール転送までの流れ
会社で受信したFAXを転送するメールアドレスを登録
↓
お客様や取引先などはいつも通りFAXを送信
↓
自社のFAX機でFAXを受信
↓
受信したFAXはメール添付で指定したメールアドレスに自動転送
※ポイント
- メールで転送するので通話料をかけずに転送できます。
- 複数のスタッフに同時に送信できます。
- 受信したFAXは、もちろん通常通り会社でも確認できます
メールで転送されたFAXをスマホで見る方法は、以下のページで具体的に説明しています。
>> テレワークのメール術！会社に届いたメールはどこで見る？
自宅から会社のFAXでデータを送信する
これまで説明してきた「会社で受信したFAXを自宅で見る」という方法。
こちらは、イメージが浮かびやすいかもしれません。
しかし、実は「自宅から会社のFAXでデータを送信する」こともできるんです。
ただし、こちらの方法は裏コマンドの入力が必要な場合があるなど、機種によって方法が様々です。
そのため、販売店などにやり方をお問い合わせいただくことをおすすめします。
近年はFAXを受信したらメールへ転送し、回答はそのままメールで返すというケースが多いため、あえて自宅からFAXを送信する機会は少ないかもしれません。
しかし、このような知識は、知っておくだけでいざという時に役立つでしょう。
また、デスクトップ共有（PCの遠隔操作）を使ってもFAXを送ることができます。
遠隔地からFAXを送信するときに共通しているのは、紙に印刷することなくパソコンの画面上から直接送信するということです。
デスクトップ共有を使えば、遠隔地から会社のパソコンを操作できるため、会社のパソコンからFAXを送信できる設定ができていれば、普段会社にいるときと同じようにFAXを送信することができるので活用してみましょう。
まとめ
FAX機の機能を使ってデータを転送することで、会社に送られてくるFAXが自宅で確認できるようになります。
FAXを自宅で確認できる方法を知っていれば、テレワークを導入した時に「知らない間に会社にデータが届いていたらどうしよう…」と不安になることがなくなりますよ。
また、自宅からFAXを送る方法もあるため、実はテレワークを導入するにあたってFAXの送受信について悩むことはほとんどありません。
今回ご紹介した内容を、ぜひご活用ください。
