町工場お役立ちブログ
テレワークのメール術！会社に届いたメールはどこで見る？
情報のやりとりにメールを使うことも多い現代。
図面や見積書のやりとりをメールで行うことも多く、町工場も例外ではありませんよね。
しかし、いざテレワークを導入するとなると、会社に届いたメールを社外で見るにはどうすれば良いのでしょうか？
この記事では、テレワークで会社に届いてメールを見る方法や使いやすいメールツールをご紹介します。
そもそも会社のメールってどうやって届いてるの？
まずは、基本的なメールの届き方からご説明します。
上の図のように、会社へのメールは会社が契約しているメールサーバーで一括受信し、届いたメールを保管しています。
これは銀行口座にお金を預けるときと同じイメージを持っていただくとわかりやすいのではないでしょうか。
銀行口座にあるお金を確認する場合は、銀行に行く、またはネットバンキングなどで確認する必要があります。
メールの場合は、メールサーバーが銀行口座にあたります。
つまり、会社に届くメールを確認するということは、メールサーバーに届いたメールを確認していることになるわけです。
テレワークで会社のメールを見る方法
ここからは、具体的にテレワークで会社のメールを見る方法をご紹介します。
メールが受信できるパソコンを自宅に持って帰る
この方法が一番簡単でしょう。
メールの受信できるパソコンを持って帰り、インターネットにつなぎさえすれば、会社に届いたメールであろうと自宅で確認できます。
会社で契約しているメールサーバーから転送設定をする
会社のメールアドレスで受信したメールを、自宅の個人アドレスなどに転送するのも1つの方法です。
ただし、この方法ではメールを返信する際、個人アドレスからの返信になってしまうため、会社のメールアドレスでやりとりを行いたい場合には、あまりオススメできません。
メールサーバーからメールをコピーして持ってくる
何も設定などをせずに、サーバーからメールを取得すると、サーバーからメールの情報がなくなってしまいます。
しかし、サーバーからメール受け取るときにコピーのデータを受け取る設定方法があるのです。
そうすることで、どのパソコンからでも同じメールが受信できるようになります。
こちらの方法は、メールソフトを設定する際に「IMAP」という取得方法を選択する事で可能になります。
※この方法だとサーバーにメールがたまり続けるため、一定期間が経過すると自動的に削除される設定をサーバーに追加しておく必要があります。
WEBメールツールを利用する
WEBメールとは、パソコンにインストールするソフトではなく、WEB上で利用するメールのことを指します。
インターネットを見るソフトの事をブラウザと言い、代表的なものとして、インターネットエクスプローラー（Microsoft）や、クローム（Google）があります。
このブラウザでメールにアクセスして使うのがWEBメールです。
例を挙げると、Gメール、outlook.com、hotmail.com、iCloudなどがWEBメールになるため、すでに利用したことがある方も多いのではないでしょうか。
WEBメールツールについては、次でもう少し詳しく見ていきましょう。
テレワークではWEBメールツールを活用しよう
先ほどもご紹介しましたが、WEBメールには以下のように複数のサービスがあります。
- Gメール（Google）
- Outlook.com（Microsoft）
- Yahooメール（Yahoo）
この他にも
- インターネット契約しているプロバイダが提供しているWEBメールサービス
- サーバー会社が提供しているWEBメールサービス
などが存在します。
WEBメールツールにはどんな種類が？
ここでは、WEBメールの中でも使いやすいものをご紹介します。
サーバー会社が提供するWEBメールサービス
サーバー会社が提供するWEBメールサービスは、設定が少なく済むため、導入がスムーズです。
最近のサーバーではWEBメール機能を提供しているところが多く、ほとんどのサーバーで利用できるのではないでしょうか。
また、プロバイダなどのメールを利用している場合もWEBメールが用意されている場合があるため、サーバーやプロバイダに確認してみましょう。
Google社が提供するGメール
カレンダー機能やTodo、テレビ会議など便利な機能を合わせて使えるようにするなら、Googleが提供しているGmailがオススメです。
Gmailは〇〇〇＠gmail.comというメールアドレスが発行されますが、現在使っているメール（OutlookアプリとOutlook.com）があれば、そのアドレスと併用できる方法もあります。
テレワークとWEBメールサービスは相性が良い
WEBメールを使うメリット・デメリットやそれぞれのメールツールの特徴については、以下のページで詳しく解説されていますので、ぜひご覧ください。
>> WEBメールの解説はこちら
WEBメールを利用すれば、会社、自宅などの場所だけでなく、スマホやパソコン、タブレットなど媒体も問わず、どこからでも同じメールの送受信が可能になります。
（ただし、インターネットへの接続は必須です。）
多少の設定が必要ですが、テレワークでメールのやりとりを行う場合は、WEBメールが最も使い勝手が良いのではないでしょうか。
まとめ
製造業の場合はFAXやメールで図面などのやり取りを経て、受注、生産につながります。
テレワークを進めていくためには、まずお客様などから提供される情報である図面や注文書、見積依頼書などが自宅にいても確認できる状態を作ることから始まります。
そのため今回ご紹介したメールはもちろん、電話やFAXの転送も行っておくと、さらに効率が良くなります。
他のページも参考にしながら、テレワークの環境を整えていきましょう。
